Wie die Mitglieder eines großen Judovereines ihre Vereinsmeisterschaft und die anschließende Weihnachtsfeier gestalten, lesen Sie hier:
1. Vertrauter Wettkampf und anschließend etwas Neues
1.1. Zunächst gibt es betrübliche Neuigkeiten
Die Vereinsmeisterschaft ist eine schon lange gelebte vorweihnachtliche Tradition. Anschließend haben alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie weitere Mitglieder seit mehreren Jahren in derselben Pizzeria gefeiert, die sie einfach geliebt haben. Doch dieses Jahr müssen sie zutiefst betrübt feststellen, daß genau diese Pizzeria die schweren Zeiten wirtschaftlich nicht überlebt hat.
Doch der Gesamtsportverein mit seinen vielen Abteilungen hat ein Vereinsheim. Warum soll nicht auch die Judo-Abteilung dort einmal feiern? Das ist etwas Neues und muß zusätzlich zum Wettkampf sauber durchgeplant und organisiert werden.
1.2. Vorausplanungen und wie sieht die Umgebung überhaupt aus?
Die Verantwortlichen für die Planung des Ereignisses, man kann sie fast schon die Zeremonienmeister der Judoabteilung nennen, Anna, Sarah und Peter, antizipieren, daß nicht wenige der anderen Abteilungen eine Weihnachtfeier veranstalten werden und planen den Termin daher früh im Voraus.
Nachdem den dreien ihr Wunschtermin bestätigt wurde, bitten sie um eine Begehung der Räumlichkeiten vorab. Denn sie sind der Meinung, daß es für ein gelungenes Fest wichtig ist, daß sie ihre Umgebung gut kennen.
1.3. So viel kann man sich doch nicht merken
Viele Fragen fallen ihnen vor ihrem Termin ein: Wo werden sie ihr geplantes Buffet aufbauen und wo können die Gäste gemütlich Platz nehmen? Wie ist die Küche ausgestattet? Gibt es eine Spülmaschine oder wie sollen sie den antizipierten Bergen an gebrauchtem Geschirr Herr werden?
Da Sarah, Anna und Peter bei ihrem Besichtigungstermin nichts vergessen wollen, haben sie sich die wichtigen Punkte aufgeschrieben und verwenden ihre Merkhilfe auch tatsächlich.
Nachdem alle Unklarheiten restlos beseitigt wurden, und sie die Räumlichkeiten sowohl als einladend wie auch funktionell praktisch kennengelernt haben, beenden sie ihren Termin erleichtert. Sie werden ihre Pizzeria vermissen, doch der erste Schritt zu ihrem Fest ist ihnen geglückt.
2. Die fleißigen Judoka packen ihre Vorbereitungen an
2.1. Hilfe, unser Team ist zu klein, und das müssen wir klar sagen
Peter, Anna und Sarah ist klar, daß sie weit mehr Vorbereitungen haben als in den letzten Jahren. Sie brauchen Hilfe und entscheiden, diese lieber früh anzufordern. Noch am selben Tag wenden sie sich per Rundmail an ihre Vereinskameraden. Sie kommunizieren ihre Situation klar und bitten ihre Kameraden, ihnen zur Seite zu stehen.
2.2. Das erweiterte Team organisiert sich und nimmt die Arbeit auf
Lisa, Johanna, Benny und Christian haben sich rasch gemeldet, Katja und Uli ziehen nur einen Tag später nach. Das erweiterte Team trifft sich erstmals. Bewaffnet mit Schreibutensilien, Laptop, Flipchart und reichlich Lebkuchen teilen sie sich zunächst auf die jeweiligen Unteraufgaben auf. Diese sind Speisen für das Fest, Organisation des Festes sowie Organisation des Wettkampfes.
Führungsrollen
Peter wird die Führungsrolle in Sachen Buffet, einer Mischung aus gelieferten warmen Speisen und mitgebrachten Salaten und Nachtischen, übernehmen. Anna kümmert sich um das Organisatorische wie beispielsweise die Einladungen, Beschaffung von Geschirr und das Vorbereiten der Räume mit genügend Sitzplätzen, Schmuck und viele Details mehr.
Sarah wird die Führungsrolle in der Organisation des sportlichen Wettkampfes übernehmen. Hier geht es um rechtzeitige Anmeldung, Einteilungen, zeitliche Planung der Wettkampfgruppen, Vorbereiten der Halle sowie die Bestellung der Pokale. Schon auf Anhieb fallen ihr noch weit mehr Punkte ein.
Alle Neuen dürfen sich beharrlich einbringen
Die sechs neuen Teammitglieder verteilen sich spontan auf die drei Arbeitsbereiche. Katja und Uli schließen sich Peter an, Anna wird von Benny und Christian tatkräftig unterstützt werden. Lisa und Johanna werden mit Sarah den Wettkampf vorbereiten.
Von Anfang an fordern die drei Erfahrenen ihre neuen Teammitglieder auf, sich konstruktiv einzubringen, Vorschläge zu machen und beharrlich anzusprechen, wenn ihnen Versäumnisse oder kritische Ereignisse auffallen.
Planung, Merkhilfen und Resourcen
In Untergruppen besprechen sich die Mitglieder aller drei Zuständigkeitsbereiche nun konkret. Es werden Checklisten und Organigramme erstellt, Material und Zeiteinteilung geplant, Resourcen diskutiert und zwischendrin wird herzlich gelacht.
3. So viel Verschiedenes will bedacht und erledigt werden
3.1. Eine ordentliche Arbeitsbelastung
In allen drei Bereichen fällt eine ordentliche Arbeitsbelastung an. Geschickt verteilen die Führenden diese auf ihre Teammitglieder und sich selbst.
So bittet Peter seine Helfer Katja und Uli, sich um die Organisation der Salate und Nachspeisen zu kümmern, während er selbst bei Metzgereien und Catering Services Preise für Fleischhaltiges und Vegetarisches erfragt und nach Rücksprache mit seinem Team schließlich bestellt.
3.2. Wir brauchen eine Reihe von Informationen
Um den Rahmen des Festes perfekt organisieren zu können braucht Anna eine Reihe Informationen, die sie auch alle beachten muß. Sie bittet Benny, früh die Anmeldungen samt Anmeldeschluß zu bearbeiten, damit sie sich auf die entsprechende Anzahl an Gästen vorbereiten kann. Derweil konferiert Christian mit Peter, um zu erfahren, wieviele Speisen und Getränke am Buffet untergebracht werden müssen, woraus sich ergibt, wo wieviele Tische dafür aufgebaut werden.
3.3. Verletzungspech ist leider nicht ausgeschlossen
Während Lisa und Johanna dabei sind, die Teilnehmer in die entsprechenden Startgruppen einzuteilen, antizipiert Sarah, daß es leider auch Verletzungen geben kann. Sie muß also Erste Hilfe planen. Selbst hat sie damit nicht so häufig zu tun und überlegt, welche Resourcen sie zur Verfügung hat.
Eine gute Freundin von ihr ist im Rettungsdienst aktiv. Mit ihr wiederholt Sarah ausführlich, welche Arten von Verletzungen am häufigsten sind, welche Erstmaßnahmen nötig werden könnten und was für Verbandsmaterial sie für die Erstversorgung vorhalten muß.
4. Wettkampf und Fest nehmen Gestalt an
4.1. Erste Lieferungen treffen ein und werden genau überprüft
Eine Woche vor dem Ereignis werden an Sarah die Pokale und Medaillen geliefert, Anna erhält einen Tag vor der Weihachtsfeier die bestellten Weihnachtssterne und Tannenzweige. Beide nehmen die Lieferungen persönlich entgegen. Sie wollen niemandem zu nahe treten, haben aber gesunde Zweifel, ob alles vollständig ist. Sehr genau überprüfen sie die Lieferscheine und die tatsächlich vorhandenen Waren und nehmen nicht einfach an, daß Ausführungen oder Stückzahlen schon stimmen werden.
4.2. Trügerische Annahmen
Noch einmal sprechen Anna, Benny und Christian Teller, Gläser und Bestecke durch, die tatsächlich im Vereinsheim vorgehalten werden. Was das Spülen anbelangt, so sind doch dort, wo eine Spülmaschine steht, auch die zugehörigen Tabs. Wirklich?
Als Christian das Thema anspricht, sagt Anna sofort, daß er damit recht hat. Das kleine Team darf sich nicht auf diese Annahme fixieren und dann möglicherweise ohne Reinigungsmittel dastehen. Sie beschließen, sich vor dem Training am nächsten Tag vor Ort zu vergewissern. Gemeinsam überlegt das Team, ob es noch weitere Fixierungsfehler begehen könnte. Zu deren Vermeidung wird es auch alle weiteren Annahmen (unter der Spüle ist der Mülleimer, dazu natürlich die passenden Müllsäcke) genau untersuchen.
5. Jetzt geht es um alles
Der große Tag ist gekommen. In der perfekt vorbereiteten Halle machen sich die ersten Wettkämpfer warm. Zu ihnen gehört, neben anderen Mitgliedern unseres Organisationsteams, auch Sarah, die das mit Lisa und Johanna vorbesprochen und frühzeitig gesichert hat, daß Peter mit seiner Erfahrung die beiden neueren Teammitglieder nach Kräften unterstützen wird.
5.1. Gute Teamarbeit ist immer gefragt
Die Teammitglieder achten darauf, daß sie jetzt erst recht gute Teamarbeit leisten. Sie konzentrieren sich z. B. auf die Startlisten und das Aufrufen der Teilnehmer in der richtigen Reihenfolge. Kontinuierlich sprechen sie ihre Aufgaben miteinander ab, stellen sicher, daß sie alles richtig verstanden haben und sorgen vor allem für eine konstruktive Atmosphäre in ihrem Team. Trotz ihrer hohen Konzentration bemerken sie, daß alles reibungslos läuft, das freut sie ungemein und ist alle Anstrengung wert.
5.2. Sarah muß ihre Aufmerksamkeit nun bewußt lenken
Zwar ist Sarah mit ihrem Herzen durchaus bei ihrem fleißigen Team, doch sie weiß, daß sie ihre Aufmerksamkeit nun ganz bewußt lenken muß, wenn sie erfolgreich sein will. Auch die Kampfrichter müssen all ihre Aufmerksamkeit exakt focusieren. Kein unerlaubter Griff und kein Punkt, den ein Kämpfender gerade erringt, dürfen ihnen entgehen. Ganz bewußt müssen sie die begeisterten Anfeuerungsrufe des Publikums ausblenden, um sich auf ihre Aufgabe zu konzentrieren.
6. Die wohlverdiente Weihnachtsfeier
6.1. Das Team paßt sich erneut an und leistet weiter herausragende Arbeit
Nach der feierlichen Siegerehrung wird nun entspannt gefeiert. Sarah ist glücklich, sie hat in ihrer Startklasse Silber errungen. Dennoch paßt vor allem sie sich schnell an. Denn weiterhin ist das Team voll und ganz gefragt. Anna und Peter führen, Sarah wird nun zu einem Teammitglied von Peter und hilft tatkräftig am Buffet mit dem Arrangieren und Nachlegen von Speisen. Das Team achtet weiter auf seine konstruktive Atmosphäre und gute Kommunikation, es nimmt die Herausforderung sportlich.
6.2. Die Feier hat Dynamik
Die Gäste greifen beim Hauptgericht in mehreren Runden beherzt zu. Das Team muß mehrmals neue Küchenwagen für das benutzte Geschirr bereitstellen, bevor die Gäste beginnen, abgegessene Teller zu den wertvollen Schwippbögen auf die Fensterbretter zu stellen.
Getränke werden ausgeschenkt, leere Flaschen müssen aus dem Weg geräumt und neue bereitgestellt werden. Und wann ist es Zeit, die Nachtische am Buffet anzubieten? Der Moment der Ehrungen von verdienten Vereinsmitgliedern ist die perfekte Gelegenheit, möglichst im Hintergrund umzurüsten.
Immer wieder reevaluiert das Team die Situation und entscheidet, welche Handlungen wann gefragt sind. Im Laufe weniger Sekunden klärt es dabei ab, was es in den nächsten Minuten zu tun haben wird und wer welche Aufgaben übernehmen wird.
6.3. Abhilfe bei kleinen Zwischenfällen
Mitten im Erzählen wird durch eine heftige Handbewegung ein volles Glas versehentlich von der Tischkante gefegt. Ein Gast stolpert und kann sich glücklicherweise fangen. Doch ein Teil seines Nachtisches, den er gerade zu seinem Platz transportiert, landet klatschend auf dem Holzboden.
Immer wieder unterbricht ein Teammitglied sein geplantes Tun, um die kleinen Vorkommnisse dynamisch zu priorisieren und zu beseitigen.
6.4. Großes Lob und kleine Weihnachtskörbchen
Zu ihrer Überraschung werden alle Teammitglieder im späteren Verlauf des Abends vom Vereinsvorstand in dem großen Festsaal nach vorne gebeten, wo bereits ein beachtlicher Geschenkkarton plaziert wurde. Wo kam der so unbemerkt her?
Der Vorstand wollte es sich keinesfalls nehmen lassen, den engagierten Organisatoren von Herzen für ihre hervorragende Arbeit, den dadurch bestens gelungenen Wettkampf und die stimmungsvolle Weihnachtsfeier zu danken. Aus dem großen Geschenkkarton kommen nun kleine aber exquisite Weihnachtskörbchen voller Köstlichkeiten zum Vorschein, die jedem Teammitglied vom Vorstand überreicht werden.
Während das Team unter dem tosenden Applaus seiner Gäste wieder vom Podium heruntersteigt, dürfen wir den kleinen aber feinen Weihnachtswunsch hegen, daß brillante Teamarbeit auch in der alltäglichen Ausübung von CRM – und nicht nur dort – immer häufiger gelobt und gewürdigt werden wird.
7. Nacharbeiten und eine gemütliche Nachbesprechung
Nachdem sich die Feierlichkeiten bis nach Mitternacht gezogen haben, räumt das Team noch im Anschluß das Gröbste auf. So einiges an übrigem Essen wurde von dankenden Gästen glücklich davongetragen. Erschöpft aber sehr zufrieden begeben sich auch alle Teammitglieder auf dem Heimweg. Sie werden sich schon in wenigen Stunden wiedersehen.
Nachbesprechung bei einem gemütlichem Adventsfrühstück
Am Tag nach der tollen Weihachstfeier muß das Team das Vereinsheim wieder in tadellosem Zustand übergeben. So trifft es sich dort und beginnt den Tag mit einem gemütlichen Adventsfrühstück, zu dem es nach der kurzen Nacht viel Kaffee gibt.
Gleichzeitig nutzen Anna, Sarah und Peter die Gelegenheit mit ihren Teammitgliedern eine Nachbesprechung abzuhalten. Dabei wollen sie von den Neulingen zuerst wissen, wie sie die Vorbereitungen, den Wettkampf und das Fest erlebt haben, welche Beobachtungen sie gemacht haben. Damit verhindern sie, daß ihre fleißigen Helfer sich aus Vorsicht oder Zurückhaltung der Meinung der Erfahrenen anschließen.
Es gibt nur wenige Kleinigkeiten, die auffallen und sorgfältig für das nächste Jahr notiert werden. Sodann beginnt das Team die Aufräumarbeiten.
Erneutes Lob und Dank
Nachdem der letzte Boden sorgfältig gefegt wurde, versammelt sich das Team noch einmal zu einer kurzen abschließenden Kaffeepause. Anna, Peter und Sarah tun es ihrem Vereinsvorstand gleich, loben ihre Kameraden über den grünen Klee und danken ihnen ausdrücklich für die gemeinsam geleistete Arbeit.
8. Frohe Weihnachten und herzlich willkommen zurück im neuen Jahr
Sollten Sie für Ihre Weihnachtsvorbereitungen noch mehr über gelungene Teamarbeit wissen wollen, so besuchen Sie gerne die fleißigen Weihnachtsbäcker vom letzten Jahr.
Ihnen, liebe Leserinnen und Leser, wünsche ich eine feierliche und gemütliche Adventszeit, ein frohes Fest und für das neue Jahr schon jetzt viel Glück und Erfolg!
Ich freue mich, wenn ich Sie nächstes Jahr mit neuen Blogartikeln wieder willkommen heißen darf.
Autorin: Eva-Maria Schottdorf
Datum: 3. Dezember 2022
Auf meiner Blogseite habe ich weitere Blogartikel für Sie verlinkt.